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Datenschutz­erklärung für Bewerbungen

userwerk GmbH

Hinweise zum Datenschutz

Wir freuen uns, dass Sie sich bei uns bewerben und Mitglied unseres Teams werden möchten. Wir haben hier ausführliche Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Userwerk GmbH beim Bewerbungsverfahren und Einwilligung zur Speicherung im Talent-Pool zusammengestellt. Diese Hinweise zum Datenschutz, die mit Ihrer Bewerbung in Zusam-menhang stehen, gelten ergänzend zu unseren allgemeinen Datenschutzhinweisen, die Sie hier finden.

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Führung des Talent-Pools ist die userwerk GmbH, gesetzlich vertreten durch den Vorstand. Nähere Angaben finden Sie in unserem Impressum unter https://www.userwerk.com/impressum/.

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Stefan Schwytz

c/o Kulitz & Twelmeier GmbH
Magirus-Deutz-Str. 12
89077 Ulm
Deutschland

E-Mail: datenschutz@userwerk.com

Bei Fragen zur Verwendung der Bewerbungsdaten, dem Talentpool oder zum Widerruf können Sie sich auch an die Personalabteilung wenden über hr@userwerk.com.

Zwecke, Quellen und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis bei uns, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist, und um Ihre Eignung für eine konkrete Position zu bewerten.

Die mit * markierten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, da wir anderenfalls Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen können. Weitere Angaben können freiwillig getätigt werden. So können Sie über die entsprechenden Felder Ihre Bewerbungsunterlagen etc. als Anlagen mitsenden. Ihre Angaben werden im gesamten Bewerbungsprozess selbstverständlich vertraulich behandelt und verschlüsselt übertragen. Wir nutzen diese Daten, um Sie besser kennen zu lernen; die Angabe hat keinen Einfluss auf das Ergebnis des Bewerbungsverfahrens.

Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO iVm. § 26 Abs. 1, Abs. 8 S. 2 BDSG sowie zur Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer weiteren, als freiwillige gekennzeichneten Daten ist Ihrer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sofern wir Ihre Einwilligung iSv. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO einzuholen, um Daten mit Ihrer Zustimmung zu verarbeiten, so tun wir dies zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen sowie zur Speicherung der Einwilligung zur Erfüllung von Nachweiszwecken. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist, verarbeiten wir Daten aufgrund der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1, lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse sind insbesondere Beweiszwecke bei Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Datenarten

Wir verarbeiten Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen und die von Ihnen selbst hierzu über das Formular und als Upload zur Verfügung gestellt werden. Dies sind insbesondere allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Namen, Anschrift und Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer zur beruflichen Qualifikation und Schulausbildung oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung oder andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln und hochladen, etwa Anschreiben, Lebenslauf und weitere Dokumente (Zeugnisse etc.).

Vorstehend genannte personenbezogene Daten erheben wir grundsätzlich unmittelbar bei Ihnen. Sofern Sie selbst in beigefügten Unterlagen auf bestimmte Daten aus Ihrem Profil bei einem Business-Netzwerk (bspw. Xing, LinkedIn) verweisen, werden die dort angegebenen Daten in Übereinstimmung mit Ihrer Einwilligung gegenüber dem Netzwerk-Betreiber an uns übermittelt.

Im Rahmen Ihrer Bewerbung ist die Angabe von sensiblen Daten / besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO wie Angaben zum Familienstand, Gesundheit, Religionszugehörigkeit oder sexuelle Orientierung nicht erforderlich. Bitte verzichten Sie darauf, zumal diese Daten keine Auswirkung auf die Chancen Ihrer Bewerbung haben. Soweit Sie uns dennoch entsprechende Daten übermitteln (bspw. ein Foto, dass Sie mit Sehhilfe zeigt und damit Rückschlüsse auf eingeschränkte Sehkraft ermöglicht), stimmen Sie ausdrücklich deren Verarbeitung zu. Sind Sie minderjährig, muss die Zustimmung durch eine erziehungsberechtigte Person erfolgen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist Ihre Einwilligung, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ist die Verarbeitung für uns erforderlich, damit wir unsere Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz nachkommen können, so ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO.

Bewerberpool

Wir führen einen internen Bewerberpool, in dem geeignete und interessierte Bewerber, denen wir im Rahmen ihrer Bewerbung kein konkretes Stellenangebot unterbreiten können, auf eigenen Wunsch und nur mit ausdrücklich erklärten Einwilligung aufgenommen werden können. Soweit eine zu Ihrem Profil passende Stelle ausgeschrieben wird, nehmen wir mit Ihnen Kontakt auf, um Ihr Interesse an dieser konkreten Stelle mit Ihnen zu klären. Die Kontaktaufnahme erfolgt im Regelfall telefonisch oder per E-Mail an die in der Bewerbung angegebenen Kontaktdaten.

Rechtsgrundlage für die Aufnahme Ihrer Bewerbungsdaten in unseren Bewerberpool ist Ihre Einwilligung hierzu nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage für die Kontaktaufnahme sind mögliche Maßnahmen zur Vertragsanbahnung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir erhalten die in den Bewerberpool aufgenommenen Daten aus Ihren Bewerbungsunterlagen sowie aus möglicherweise in der Folge bereits durchgeführten Bewerbergesprächen oder Assessments. Die Bereitschaft zur Aufnahme in unseren Bewerberpool hat keinen Einfluss auf das Ergebnis eines Bewerbungsverfahrens.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte, soweit dies nicht zwingend, bspw. aufgrund gesetzlicher Bestimmungen, erforderlich ist. Wir verwenden derzeit keine externen Bewerbermanagementsysteme, in denen wir die Daten speichern. Wir verwenden auf unserer Webseite ein Skript, welches nach Ihrer Eingabe über die Formularfelder und dem Betätigen des Buttons zum Absenden der Bewerbung eine E-Mail an uns versendet. Diese wird nur intern von unserer Personalabteilung empfangen, verarbeitet und gespeichert.

Eine geplante Übermittlung in Drittstaaten liegt nicht vor und ist nicht geplant.

Speicherdauer

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten während des laufenden Bewerbungsverfahrens, solange dies bis zur unternehmensinternen Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Bei erfolgreicher Bewerbung und Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses werden die Daten während der Dauer gespeichert und nach dessen Beendigung spätestens nach Ablauf der für das Arbeitsverhältnis geltenden gesetzlichen Verjährungs- oder arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen gelöscht.

Soweit ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt, werden die Bewerbungsunterlagen zwei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von berechtigten Interessen vorliegt. Dies ist insbesondere bei der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche nach dem AGG sowie vorvertragliche Schadenersatzansprüche der Fall.

Eine Speicherung darüber hinaus erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über die Aufnahme in unseren Bewerberpool. Wenn Sie in die Aufnahme in unseren Bewerberpool eingewilligt haben, speichern wir Ihre Daten dort für maximal 18 Monate, beginnend mit dem Ende Ihres Bewerbungsverfahrens, soweit keine Einstellung erfolgt ist. Wir sind hierzu nicht verpflichtet und können jederzeit die Speicherung durch Löschen der Daten beenden, in diesem Falle informieren wir Sie unaufgefordert.

Bitte teilen Sie uns zwischenzeitliche Änderungen Ihrer Daten, insbesondere der Kontaktdaten, selbständig mit. Wenn Sie keine weitere Speicherung in unserem Bewerberpool wünschen, können Sie Ihre diesbezügliche Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen über die genannten Kontaktdaten widerrufen. In diesem Fall löschen wir Ihre Bewerbungsdaten unverzüglich.

Sicherheit der Daten

Wir sichern unsere Webseiten und Server sowie die Verarbeitung der Bewerberdaten durch aktuelle technische und organisatorische Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und die Daten vor Risiken wie Verlust, Zerstörung, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff bestmöglich zu schützen. Bei der Übermittlung personenbezogener Daten setzen wir aktuelle Verschlüsselungstechnologien für höchste Vertraulichkeit ein. Unsere Server setzen verschiedene Sicherheitsmechanismen und Berechtigungsverfahren ein, um unbefugten Zugriff zu erschweren. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung ständig verbessert.

Bereitstellung der Daten

Wenn Sie sich bei uns bewerben möchten, benötigen wir von Ihnen nur die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten. Ohne diese Daten ist es uns allerdings nicht möglich, ein Bewerbungsverfahren durchzuführen. Die Angabe weiterer Daten ist nicht erforderlich, ebenso ist die Bereitschaft zur Aufnahme in unseren Bewerberpool freiwillig. Beides hat keine Auswirkungen auf den Erfolg des Bewerbungsverfahrens.

Einzelfallentscheidung und Profiling

Wir führen mittels der von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten kein Profiling durch. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, das heißt, die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung.

Ihre Rechte als Betroffener

Sie haben ein Auskunftsrecht über die zu Ihrer Person betreffenden personenbezogenen Daten, die bei uns gespeichert sind. Darüber hinaus haben Sie das Recht, Ihre Daten zu berichtigen, zu löschen, deren Verarbeitung einzuschränken oder zu widerrufen, sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Zudem können Sie jederzeit einer getätigten Einwilligung widerrufen bzw. der Verarbeitung ihrer Daten aufgrund berechtigter Interessen. Bei schriftlicher Anfrage über unsere genannten Kontaktdaten kommen wir ihrem Anliegen umgehend nach. Sie können sich an die Datenschutzbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden, wenn Sie Ihr Beschwerderecht wahrnehmen möchten.

Weitere Fragen zum Datenschutz

In unseren allgemeinen Datenschutzhinweisen finden Sie weitere Informationen zum Datenschutz, insbesondere auch zum Besuch unserer Webseite. Wenn Sie besondere Fragen zu Ihren Bewerberdaten haben, können Sie sich direkt an unsere Personalabteilung über hr@userwerk.com wenden.

Stand: Juli 2022